1. Verantwortlicher

Lano Aziz – Link4all (Einzelunternehmen)
Sankt-Gallen-Ring 83, 90431 Nürnberg, Deutschland
E-Mail: hello@getqard.com | Web: https://getqard.com
USt-IdNr.: DE421934554
Umsatzsteuerpflichtig gemäß § 1 UStG

2. Übersicht und Geltungsbereich

(1) Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten auf der QARD-Plattform.

(2) QARD ist eine B2B-SaaS-Plattform für digitale Kundenkarten. Die Plattform richtet sich an Geschäftskunden (B2B), deren Endkunden (Karteninhaber, B2C) digitale Kundenkarten über Apple Wallet und Google Wallet erhalten.

(3) Diese Datenschutzerklärung deckt zwei Personengruppen ab: Geschäftskunden (B2B): Ziffer 3; Endkunden und Karteninhaber (B2C): Ziffer 4.

(4) Wichtiger Hinweis: Bei der Verarbeitung von Endkundendaten handelt QARD als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Verantwortlicher für die Verarbeitung der Endkundendaten ist der jeweilige Geschäftskunde.

(5) Für Anfragen per WhatsApp an QARD gilt Ziffer 3.10 „WhatsApp-Kontakt und Prüfung“. Einen entsprechenden Abschnitt enthält auch die Datenschutzerklärung der Website (getqard.com/datenschutz).

3. Datenverarbeitung für Geschäftskunden (B2B)

3.1 Onboarding und Registrierung

Im Rahmen des Onboarding-Prozesses erheben wir: Firmenname, Branche, Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners, Geschäftsadresse, Website-URL, Firmenlogo, digitale Unterschrift.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.2 Vertragsdurchführung und Kommunikation

Während der Vertragslaufzeit verarbeiten wir die erhobenen Daten für: Vertragserfüllung, Abrechnung, technischen Support, Plattform-Verwaltung und Kommunikation.

3.3 Zahlungsabwicklung

Wir setzen Stripe für die Zahlungsabwicklung ein, zum Beispiel per SEPA-Lastschrift oder Karte. QARD speichert keine vollständigen Zahlungsdaten, sondern lediglich Transaktionsreferenzen.

3.4 E-Mail-Kommunikation

Wir nutzen den Dienst Resend für den Versand transaktionaler E-Mails.

3.5 Standortdienste (nur Geschäftsdaten)

Zur Konfiguration standortbasierter Funktionen (Geofencing), zum optionalen Import von Geschäftsdaten und für wetterbezogene Vorschläge verarbeiten wir die Geschäftsadresse des Geschäftskunden, eine Google-Place-ID bzw. die Koordinaten seines Standorts. Die Anfragen an die folgenden Dienste erfolgen serverseitig durch QARD; an sie werden ausschließlich Geschäfts-/Standortdaten des Kunden übermittelt, keine Endkundendaten und keine Endkunden-IP-Adressen. Öffnen Sie oder Ihre Mitarbeitenden den Standort-Editor, lädt Ihr Browser Karten und Adresssuche der Google Maps Platform (Google LLC, USA) direkt; Google erhält dabei IP-Adresse und Browserkennung und verarbeitet sie als eigener Verantwortlicher, die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework. Endkundendaten erhält Google dabei nicht.

• OpenStreetMap / Nominatim (OpenStreetMap Foundation, EU/UK): Geocoding der Geschäftsadresse.
• Google Maps Platform / Places API (Google Ireland Ltd. / Google LLC, US): Import von Geschäftsstammdaten (Adresse, Telefon, Website, Öffnungszeiten) anhand der Place-ID. Übermittlung in die USA gestützt auf das EU-US Data Privacy Framework.
• Bright Sky (frei nutzbare Schnittstelle zu den offenen Daten des Deutschen Wetterdienstes, Datenquelle: Deutscher Wetterdienst; Serverstandort vom Anbieter nicht angegeben), ersatzweise Open-Meteo (Server in Europa und Nordamerika): Wettervorhersage für den Standort des Geschäfts anhand auf zwei Nachkommastellen gerundeter Koordinaten, für Vorschläge an den Geschäftskunden (zum Beispiel Wetter-Vorschläge und Ideen des Co-Piloten). Daten von Gästen werden dabei nicht übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an korrekten Standortdaten).

3.6 Scanner-App und KI-Assistent „Co-Pilot“

(1) Für die Scanner-App „QARD Scanner“ (iOS und Android) gilt ergänzend die Datenschutzerklärung der App unter https://start.getqard.com/datenschutz.

(2) In der Scanner-App steht dem Chef-Zugang ein KI-gestützter Assistent („Co-Pilot“) zur Verfügung. Er beantwortet Fragen zur Plattform und zum Kundenprogramm, plant Aktionen und bereitet Einstellungen und Nachrichten als Vorschlag vor, die erst mit Ihrer Bestätigung wirksam werden. Die Nutzung ist freiwillig.

(3) Für freie Fragen übermitteln wir Ihre Frage, die letzten Nachrichten des Chats, Angaben zu Ihrem Geschäft und Ihrem Kundenprogramm (zum Beispiel Name des Geschäfts, falls hinterlegt Ihr Name, Branche, Prämie, Texte geplanter Nachrichten), Kennzahlen als Zahlen und vom Co-Piloten gemerkte Fakten zu Ihrem Geschäft über den Dienst „AI Gateway“ der Vercel Inc. an ein Sprachmodell von OpenAI; ersatzweise stellt Microsoft (Azure OpenAI) dasselbe Modell bereit. Von uns aus übermitteln wir dabei keine Endkundendaten; schreiben Sie selbst Angaben zu Endkunden in Ihre Frage, gehen sie als Teil der Frage mit (Ziffer 4.4). Wir verlangen bei jeder Anfrage, dass nur Anbieter antworten, die Eingaben und Antworten nicht speichern und nicht zum Training verwenden („Zero Data Retention“). Inhalte, die die Schutzsysteme von OpenAI als möglichen Missbrauch erkennen, kann OpenAI nach eigenen Richtlinien aufbewahren und prüfen. Statt Ihrer Kennung erhält der Anbieter nur einen daraus berechneten Prüfwert.

(4) Chatverläufe speichern wir, bis Sie sie löschen, längstens 12 Monate nach der letzten Nachricht; Namen von Endkunden, die der Co-Pilot Ihnen in Listen anzeigt, schwärzen wir im gespeicherten Verlauf nach 30 Tagen. Vom Co-Piloten gemerkte Fakten zu Ihrem Geschäft speichern wir, bis Sie sie löschen oder Ihr Vertrag endet. Berechtigte Mitarbeitende von QARD können Chatverläufe zur Hilfe und Qualitätssicherung einsehen; Namen von Endkunden in Listen sind dabei verdeckt.

(5) Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Einsicht durch unser Team, interne Benachrichtigungen und Kostenzähler Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an richtigen Antworten, schneller Hilfe und begrenzten Kosten). Angaben zu Endkunden und Mitarbeitenden in Chatverläufen verarbeiten wir als Ihr Auftragsverarbeiter. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung der App, Abschnitt „Co-Pilot“.

3.7 KI-Textvorschläge

Auf Ihren Wunsch schlagen wir Texte für Nachrichten an Ihre Endkunden vor oder verbessern Ihren Entwurf. In der Scanner-App übernimmt das je nach Version der Co-Pilot (Ziffer 3.6) oder, wie im Dashboard für Franchise-Zentralen, die Gemini API der Google LLC. An Gemini übermitteln wir dafür die Branche Ihres Geschäfts, das Thema oder Ihren Entwurf und den gewünschten Ton. Endkundendaten übermitteln wir nicht von uns aus; für Namen steht ein Platzhalter. Schreiben Sie selbst Angaben zu Endkunden in Ihren Entwurf, gehen diese mit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.8 Benachrichtigung unseres Teams

Über neue Anfragen, Wünsche und Ereignisse zu Ihrem Konto (zum Beispiel einen Kauf, eine Freigabe oder einen Änderungswunsch zum Design, eine Anfrage über den Co-Piloten oder einen Kündigungswunsch) informieren wir unser Team intern über den Dienst Slack (Slack Technologies, US). Die Nachricht enthält den Namen Ihres Geschäfts, die Art des Anliegens und einen Link in unsere Verwaltung, bei Käufen und Verträgen auch Ihre Kontaktadresse und den Namen der unterzeichnenden Person, bei Design-Rückmeldungen Ihren Kommentar. Endkundendaten und Texte, die Sie dem Co-Piloten schreiben, enthält sie nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (schnelle Bearbeitung).

3.9 Druck und Versand der Aufsteller

Für Druck und Versand Ihrer Aufsteller übermitteln wir Name, Lieferanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners an einen Druckdienstleister mit Sitz in der EU, der den Auftrag an eine Partnerdruckerei gibt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.10 WhatsApp-Kontakt und Prüfung

(1) Schreiben Sie uns per WhatsApp, beantworten wir Ihre Anfrage über einen eigenen Dienst von QARD. Antworten kann dabei ein Sprachmodell erstellen und automatisch senden, ohne dass eine Person sie vorher liest; auch feste Hinweise, etwa dass sich jemand aus unserem Team meldet, senden wir automatisch. Außerdem können wir Ihnen eine unverbindliche Probe-Karte für Ihren Betrieb erstellen, und wir prüfen eingehende Anfragen auf Missbrauch. Für die Übertragung über WhatsApp selbst gelten der Abschnitt „Per WhatsApp“ der Datenschutzerklärung auf getqard.com/datenschutz und die Datenschutzerklärung von WhatsApp.

(2) Dabei verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren WhatsApp-Anzeigenamen und Ihr Profilbild, den Inhalt Ihrer Nachrichten einschließlich gesendeter Bilder, Dokumente, Videos und Sprachnachrichten, die Herkunft Ihrer Anfrage (zum Beispiel über welche Anzeige oder Seite Sie zu uns gekommen sind) und, wenn Sie sie nennen, Ihren Vornamen sowie Name und Ort Ihres Betriebs. Sprachnachrichten wandeln wir ohne externen Dienst in Text um. Zu jeder Anfrage halten wir eine kurze Zusammenfassung, unsere Antwortentwürfe, Notizen und interne Abstimmung zur Anfrage, das Ergebnis der Prüfung nach Absatz 3 und der Missbrauchsprüfung sowie ein Protokoll der automatischen Bearbeitungsschritte fest. Diese Angaben speichern wir in unseren Systemen und in unserer Plattform-Datenbank (Supabase, Frankfurt).

(3) Um Ihren Betrieb zu finden, übermitteln wir den genannten Namen und Ort von unserem Server aus an die Google-Places-Suche der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Ob Telefonnummer und Betrieb zusammengehören, prüfen wir über eine Websuche der Anthropic PBC (USA); dafür übermitteln wir Ihre Telefonnummer mit dem Namen und, soweit bekannt, dem Ort des Betriebs. Antworten und Zusammenfassungen erstellt ein Sprachmodell der Anthropic PBC aus dem Verlauf des Chats, einschließlich gesendeter Bilder. Anthropic verarbeitet diese Inhalte als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

(4) Eine Probe-Karte schicken wir Ihnen erst, wenn eine Person bei QARD sie freigegeben hat; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

(5) Kaufen Sie bei uns, ordnen wir den Kauf Ihrer Anfrage zu, über den Link zu Ihrer Probe-Karte oder über Ihren Betrieb. Die Herkunft speichern wir mit dem Kauf, bei uns und bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe (Ziffer 5); diese Angabe enthält weder Ihre Telefonnummer noch Ihren Namen. Zur Messung unserer Werbung melden wir den Kauf an Meta Platforms Ireland Ltd. und Google Ireland Ltd. (Ziffer 12), dabei auch einen Prüfwert Ihrer Telefonnummer aus der Anfrage.

(6) Ihre Chat-Inhalte und die übrigen Angaben nach Absatz 2 speichern wir ohne feste Frist, für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus, bis Sie die Löschung verlangen; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Das gilt auch für den Prüfwert Ihrer Telefonnummer, mit dem wir Ihre Anfrage zuordnen. Prüfwerte auffälliger Nummern zum Schutz vor Missbrauch speichern wir höchstens 24 Monate. Kommt ein Vertrag zustande, gelten für Ihre Angaben als Geschäftskunde die Fristen nach Ziffer 7. Die Herkunft eines Kaufs nach Absatz 5 bleibt mit dem Kauf gespeichert, am Abonnement für dessen Dauer und als Teil der Rechnungen so lange, wie wir Rechnungen aufbewahren müssen (Ziffer 12 Abs. 7). Ihre Rechte nach Ziffer 8 gelten auch hier.

(7) Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Beantwortung Ihrer Anfrage und die Probe-Karte einschließlich des Nachschlagens Ihres Betriebs (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Prüfung von Nummer und Betrieb und die Missbrauchsprüfung (berechtigtes Interesse, unseren Dienst vor Missbrauch und Spam zu schützen) und für die Zuordnung eines Kaufs zu Anfrage und Anzeige (berechtigtes Interesse an der Auswertung unserer Werbung); für die Meldung an Meta und Google gilt Ziffer 12. Die Übermittlung an Anthropic in die USA stützen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Bei der Google-Places-Suche können Daten auch an die Google LLC in den USA übertragen werden; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) bzw. die EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: https://www.anthropic.com/legal/privacy und https://policies.google.com/privacy.

4. Datenverarbeitung für Endkunden (B2C)

Hinweis: QARD handelt bei der Verarbeitung von Endkundendaten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Geschäftskunden.

4.1 Erstellung einer Wallet-Karte

Je nach Konfiguration des Geschäftskunden können erhoben werden: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtstag (Tag/Monat), Kundennummer des Geschäftskunden, zufällig erzeugte Kartenkennung, Wallet-Typ und Installationsstatus.

4.2 Nutzungsdaten

Stempel-/Punktestand, Prämien-Status, Scan-Historie, Einlösungen.

4.3 Push-Benachrichtigungen und Marketing

Transaktionsbezogene Push-Nachrichten erfordern keine gesonderte Einwilligung. Für Marketing-Push-Nachrichten ist eine gesonderte Einwilligung erforderlich. Die Einwilligung wird mit Opt-in-Zeitstempel, Consent-Version und Consent-Hash dokumentiert.

4.4 Endkundendaten und KI-Funktionen

An die KI-Dienste nach Ziffer 3.6 und 3.7 übermitteln wir von uns aus keine Endkundendaten. Fragt ein Geschäftskunde den Co-Piloten etwa, welche Endkunden bald Geburtstag haben, erhält das Sprachmodell nur die Anzahl; die Namen ermitteln wir selbst aus der Kundenliste des Geschäftskunden und zeigen sie nur ihm an. Texte, die der Co-Pilot für Endkunden vorbereitet, enthalten statt des Namens einen Platzhalter, den wir erst beim Versand ersetzen. Gibt ein Geschäftskunde selbst Angaben zu Endkunden in eine Frage ein, werden sie als Teil der Frage nach Ziffer 3.6 Abs. 3 übermittelt. Wir handeln dabei als Auftragsverarbeiter des Geschäftskunden.

4.5 Bewertungsanfrage

Nach dem Hinzufügen der Karte und nach dem Selbst-Stempeln kann der Endkunde den Geschäftskunden mit einem bis fünf Sternen bewerten. Wir speichern, dass die Frage angezeigt wurde, die Sternezahl und den Zeitpunkt, beim Selbst-Stempeln mit Bezug zur Karte. Bei einem bis drei Sternen kann der Endkunde freiwillig einen Text schreiben; ihn sieht der Geschäftskunde in seiner App, veröffentlicht wird er nicht. Tippt der Endkunde vier oder fünf Sterne an, öffnen wir die Bewertungsseite des Geschäftskunden bei Google; die Sternezahl übermitteln wir nicht an Google.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

(*) Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc.): Bei der Abwicklung von Zahlungen handelt Stripe teils als Auftragsverarbeiter, teils als eigenständig Verantwortlicher, nämlich für Zahlungs-, Karten- und Betrugspräventionsdaten zur Erfüllung eigener gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Pflichten und der PCI-DSS-Sicherheitsstandards. Für die Verarbeitung in eigener Verantwortung gilt die Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy.

6. Übermittlung in Drittländer

Einige Dienste verarbeiten Daten teilweise außerhalb des EWR. Wir stützen die Übermittlung auf: EU-US Data Privacy Framework (DPF), Angemessenheitsbeschluss für das Vereinigte Königreich, Standardvertragsklauseln (SCC). Für das Sprachmodell des Co-Piloten (Ziffer 3.6) gelten im Verhältnis zu OpenAI und Microsoft die Verträge der Vercel Inc. mit diesen Anbietern; sie geben dieselben Pflichten weiter.

7. Speicherdauer

Geschäftskundendaten: Vertragslaufzeit + handels-/steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (6 bis 10 Jahre). Vertragsdokumente/Unterschriften: 10 Jahre nach Vertragsende. Endkundendaten und Nachweise ihrer Einwilligungen speichern wir im Auftrag des Geschäftskunden für die Dauer des Vertrags; auf seine Weisung, etwa nach einem Löschantrag eines Endkunden, löschen wir einzelne Datensätze. Nach Vertragsende gilt § 11 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Co-Pilot: Chatverläufe bis zur Löschung durch Sie, längstens 12 Monate nach der letzten Nachricht (Namen von Endkunden in gespeicherten Listen nach 30 Tagen geschwärzt); gemerkte Fakten zu Ihrem Geschäft bis zur Löschung durch Sie oder bis zum Vertragsende; eingerichtete Vorschläge 12 Monate, danach ohne Inhalt; Anfragen an unser Team und gemeldete Antworten, solange sie für Bearbeitung und Nachweis nötig sind, sonst wie Geschäftskundendaten, darin enthaltene Endkundendaten nach § 11 des Auftragsverarbeitungsvertrags; eine im Co-Piloten erklärte Kündigung wie Vertragsdokumente; Kostenzähler ohne Text wie Geschäftskundendaten.

WhatsApp-Kontakt: wie in Ziffer 3.10 Abs. 6 beschrieben.

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben folgende Rechte: Auskunftsrecht (Art. 15), Berichtigungsrecht (Art. 16), Löschungsrecht (Art. 17), Einschränkungsrecht (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruchsrecht (Art. 21), Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3).

Kontakt: hello@getqard.com

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de | Web: https://www.lda.bayern.de

10. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Einzelentscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der Co-Pilot (Ziffer 3.6) trifft keine Entscheidungen; er bereitet Vorschläge vor, über die Sie entscheiden.

Soweit Sie als Kartenanbieter die Funktion „Zielgruppen-Marketing nach Geschlecht“ in Ihrem Programm aktivieren, leiten wir aus dem Vornamen Ihrer Endkunden ein wahrscheinliches Geschlecht ab, ausschließlich zum Zweck der zielgruppengerechten Auswahl bei werblichen Wallet-Push-Mitteilungen. Sie als Kartenanbieter informieren Ihre Endkunden in Ihrer eigenen Datenschutzerklärung über diese Verarbeitung; einen Textbaustein schicken wir Ihnen auf Anfrage. Die technische Umsetzung erfolgt durch QARD im Rahmen der Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Endkunden können der Verwendung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

11. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Geschäftskunden: Die Bereitstellung der Daten ist für den Vertragsschluss und die Vertragsdurchführung erforderlich. Endkunden: Die Bereitstellung ist grundsätzlich freiwillig.

13. Datensicherheit

Wir treffen angemessene Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO: HTTPS/TLS-Verschlüsselung (Übertragung), Verschlüsselung im Ruhezustand („at rest“) der Daten und Backups bei der Cloud-Infrastruktur (Supabase, Frankfurt am Main), Row-Level Security (RLS), Rate-Limiting, PIN-basierter POS-Zugang, Consent-Logging mit Versionierung und Hash. Endkundendaten werden nicht pseudonymisiert gespeichert; sie sind durch die Zugriffskontrolle geschützt.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt des Zugriffs aktuelle Fassung. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail mitgeteilt.